Hiện nay, tại các cửa hàng, siêu thị việc sử dụng máy quét mã vạch để quản lý hàng hóa đang được phổ biến. Dùng để thay thế các cách làm việc truyền thống với tính chính xác cao. Nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng máy quét mã vạch để nó có thể hoạt động tốt, làm việc hiệu quả. Đây là vấn đề được rất nhiều chủ cửa hàng, nhân viên bán hàng…. quan tâm. Chính vì vậy, trong bài viết này VietnamSmart sẽ hướng dẫn chi tiết cách dùng cũng như một số vấn đề thường gặp trong quá trình sử dụng thiết bị này.

Máy đọc mã vạch là một thiết bị hỗ trợ bán hàng không thể thiếu tại các quầy thanh toán ở siêu thị, cửa hàng thời trang,… Chúng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc thanh toán cũng như quản lý hàng hóa. Để biết được cách sử dụng của máy quét mã vạch thì trước tiên bạn nên hiểu rõ về cấu tạo cũng như nguyên lý hoạt động của thiết bị này.

Cấu tạo máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch được thiết kế gồm 3 thành phần chính, đó là:

• Bộ phận quét mã vạch: Phát ra một chùm tia sáng rọi vào mã vạch để lấy thông tin hàng hóa. Theo công nghệ chế tạo thì có 2 loại mã vạch scanner là laser scanner và CCD scanner.
• Bộ phận truyền tín hiệu: Phát ra các xung điện tượng trưng cho các vạch và các khoảng trống thu được từ bộ phận quét mã vạch. Bộ phận quét mã vạch và bộ phận truyền tín hiệu thông thường được tích hợp trên cùng 1 board mạch.
• Bộ phận giải mã: Có chức năng nhận tín hiệu xung điện từ bộ phận truyền tín hiệu. Sau đó giải mã theo dạng thức của loại mã vạch được lập trình sẵn trong bộ nhớ. Nếu giải mã thành công thì sẽ phát ra tiếng “bíp”. Và tín hiệu được giải mã sẽ hiển thị trên màn hình phần mềm quản lý. Nếu không có hiện tường gì chứng tỏ bộ phận giải mã không hoạt động.

Nguyên lý hoạt động của đầu đọc mã vạch

Khi mã vạch sản phẩm được đưa lại gần đầu đọc mã vạch thì đầu đọc sẽ phát ra nguồn sáng laser công suất thấp. Tia sáng này gặp mã vạch sẽ phản xạ lại một cảm biến điện quang. Cảm biến chuyển thông tin quang thành tín hiệu điện. Khi đó bộ giải mã nhận tín hiệu này và biên dịch mã vạch ra mạch ASCII. Mã vạch sau khi đã được giải mã thành các ký tự được truyền lên host hoặc lưu vào bộ nhớ đệm của thiết bị đọc và đợi lệnh truyền. Khi có lệnh truyền, thông tin vừa giải mã sẽ truyền đến nơi nhận. Tại nơi nhận sẽ phát ra tiếng “bip” chứng tỏ giải mã thành công. Khi đó các thông tin chi tiết về sản phẩm sẽ hiện ra trên màn hình máy tính.

Các bước sử dụng máy quét mã vạch

Bước 1: Tìm vị trí in mã vạch trên sản phẩm

Mỗi dòng sản phẩm đều có những mã vạch riêng biệt để quản lý và phân loại hàng hóa. Thông thường mã vạch của các sản phẩm nằm ở góc trái/phải phía dưới của bao bì sản phẩm. Một số sản phẩm mã vạch không in ở vị trí đó thì bạn tìm kiếm kĩ trên bao bì sẽ thấy.

Bước 2: Đưa máy quét chiếu vào mã số mã vạch của sản phẩm.

• Máy quét mã vạch laser màu đỏ: Đưa máy quét sao cho ánh sáng laser màu đỏ nằm trên mã vạch mà bạn muốn quét. Một số máy quét sẽ tự động điều chỉnh tia laser khớp với mã vạch sản phẩm để có thể đọc được. Nhưng một số loại bạn sẽ phải điều chỉnh. Bạn hãy chắc chắn rằng đèn laser của máy quét vẫn hoạt động bình thường. Tiếp theo bạn trỏ ánh sáng laser đó vào mã vạch cần quét. Sau đó nhấn nút engage nằm đằng sau hoặc ở bên thân máy quét.
• Máy quét laser đơn tia: Để tia laser cắt ngang mã vạch sản phẩm.
• Máy quét đa tia: Đưa mã vạch sản phẩm vào vùng có tia quét.

Bước 3: Xem thông tin sản phẩm hiển thị trên màn hình

Bạn nhìn trên màn hình xem đã hiển thị đúng thông tin của sản phẩm hay chưa. Nếu chưa, bạn đọc lại hoặc kiểm tra lại máy quét. Trường hợp đọc lại mà vẫn không được thì tốt nhất bạn nên liên lạc với đơn vị bạn đã mua máy quét để được hỗ trợ.

Một số vấn đề thường gặp khi sử dụng máy quét mã vạch

Đầu đọc mã vạch được sử dụng ngày càng phổ biến. Cho việc quản lý hàng hóa được tốt nhất, tránh sai sót và thất thoát. Nhưng trong quá trình sử dụng thiết bị này cũng thường xảy ra một vài lỗi. Bạn nên tìm hiểu về những lỗi đó và đưa ra cách khắc phục kịp thời để không làm gián đoạn làm việc.

Khi sử dụng máy quét có cần phải cài driver và sử dụng phần mềm gì không?

Bạn KHÔNG cần phải cài driver hoặc bất cứ phần mềm nào cho máy quét mã vạch cả. Bạn nên dùng loại máy quét dùng dây hoặc USB để có thể đưa dữ liệu quét được vào thẳng bất cứ phần mềm nào. “Con nháy” trên màn hình nằm chỗ nào là dữ liệu quét được nhập vào chỗ đó. Bạn có thể xem chi tiết các bước cài đặt máy quét mã vạch để thiết bị hoạt động ổn định.

Máy quét mã vạch đã kết nối nhưng khi quét mã vạch không xuất hiện thông tin trên màn hình

Nếu bạn quét mã vạch mà có tiếng “bíp”  nghĩa là máy đã quét thành công. Tuy nhiên thông tin không hiển thị lên màn hình là do máy quét không đưa được dữ liệu vào máy tính. Lúc này bạn nên kiểm tra lại dây cáp. Bạn thử gõ bàn phím xem còn hoạt động hay không. Nếu không hoạt động chứng tỏ các đầu tiếp xúc không tốt. Bạn rút các đầu cắm ra cắm lại.

Máy quét mã vạch đang quét tốt tự nhiên không quét được, không có đèn báo

Nguyên nhân là do nguồn 5VDC không đưa được vào máy quét nên máy không có đèn báo. Và tất nhiên máy sẽ không hoạt động.

• Với máy quét mã vạch dùng cổng keyboard/USB: Bạn rút dây ra, kiểm tra dây, các đầu cắm và cắm lại.
• Với máy quét dùng dây RS-232: Loại máy này có thêm 1 nguồn điện phụ từ bên ngoài, là 1 Adaptor DC cung cấp nguồn điện 5VDC, bạn nên kiểm tra Adaptor này.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch và một số vấn đề thường gặp khi sử dụng thiết bị này. Hi vọng những thông tin này hữu ích đối với bạn! Nếu bạn cần hỗ trợ về thông tin gì, liên hệ ngay VietnamSmart – đơn vị cung cấp máy quét mã vạch hàng đầu Việt Nam. Để nhận ngay những tư vấn miễn phí về sản phẩm  – báo giá tốt nhất đến khách hàng!!!